بخش اول ـ ثبت نام در نمایشگاه و پرداخت هزینه اجاره بهاء غرفه
1- متقاضیان ثبت نام در نمایشگاه می باید فرم درخواست مشارکت را تکمیل و در مهلت تعیین شده به برگزار کننده تحویل نمایند.
2- برگزار کننده در پذیرش درخواستها اختیار تام دارد.
3- شرکت کنندگان باید کل هزینه مشارکت را بر اساس فضای مورد درخواست به هنگام ثبت نام به شماره حساب اعلام شده پرداخت و رسید آنرا به همراه فرم های درخواست مشارکت به برگزار کننده تحویل نمایند.
4- لطفاً قبل از تایید مشارکت از سوی برگزار کننده نسبت به واریز وجوه اقدام ننمایید. واریز وجه ثبت نام قبل از تایید برگزار کننده هیچگونه حقی را برای واریز کننده ایجاد نمی کند.
5- در صورت پرداخت وجه مشارکت بصورت چک، تنها چک شرکت متقاضی قابل پذیرش بوده و برگزار کننده از پذیرفتن چک اشخاص و یا چک سایر شرکتها از سوی شرکت کنندگان معذور می باشد.
6- نظم و ترتیب متقاضیان در انجام به موقع مراحل مختلف ثبت نام (تکمیل فرم ها بطور دقیق و کامل، واریز وجه، تحویل رسید پرداخت و . . . ) در تخصیص مکان مناسبتر موثر خواهد بود.
7- مطالب مندرج در فرم ثبت نام از سوی متقاضی، ملاک اقدامات بعدی قرار می گیرد. لذا متراژ قید شده در فرم ثبت نام و همچنین نوع غرفه از نظر با تجهیزات یا بدون تجهیزات بودن آن تنها براساس مندرجات فرم ثبت نام مد نظر قرار خواهد گرفت.
8- درج مشخصات شرکت کنندگان و شرح فعالیت آنها در کتاب رسمی نمایشگاه به دو زبان فارسی و انگلیسی توسط برگزار کننده به صورت رایگان انجام خواهد شد. این امر اجباری بوده و کلیه شرکت کنندگان به منظور گردآوری مجموعه ای پربار و مفید ملزم به ارائه به موقع اطلاعات و مشخصات خود به هر دو زبان فارسی و انگلیسی بطور کامل می باشند. ضمنا یک نسخه از کتاب به صورت رایگان به کلیه مشارکت کنندگان ارائه می گردد.
9- اطلاعات تکمیل شده در فرم مشارکت توسط شرکت کنندگان به همان صورت در کتاب نمایشگاه درج می شود و در صورت نقص یا عدم صحت آنها مسئولیتی متوجه برگزار کننده نخواهد بود.
10 - درخواست اعمال هرگونه تغییری در مندرجات فرم ثبت نام یا سایر فرمها، تنها بصورت مکتوب توسط شرکت کننده امکانپذیر خواهد بود.

بخش دوم ـ ضوابط مربوط به عرضه و نمایش کالاهای نمایشگاهی
11- شرکت کنندگان تنها مجاز به عرضه آن دسته از کالاهایی می باشند که در چارچوب موضوع نمایشگاه قرار دارد. در صورت تولید چند نوع محصول توسط یک واحد تولیدی و یا ورود چند نوع کالا توسط یک واحد بازرگانی، صرفاً نمایش کالاهای مرتبط با موضوع نمایشگاه مجاز بوده و ارائه سایر اقلام ممنوع می باشد.
12- کالاها و محصولات مورد عرضه در نمایشگاه باید از کیفیت بالا و مناسب ارائه در یک نمایشگاه بین المللی برخوردار بوده به گونه ای که در صورت حضور شرکتهای خارجی قابلیت مقایسه با نمونه های مشابه خارجی را داشته باشند.
13- فروش مستقیم کالاها در محل غرفه و در ایام برپایی نمایشگاه ممنوع می باشد. غرفه داران محترم تنها مجاز به بازاریابی کالا یا خدمات خود در محل نمایشگاه و تحویل آنها در محل فروشگاه یا شرکت خود می باشند.
14- کالاهای عرضه شده در نمایشگاه با شعائر اسلامی مغایرت نداشته باشند.
15- نمایش اقلام تبلیغاتی مانند پوستر، بروشور، کاتالوگ، عکس، فیلم و . . . مربوط به کالاهای خارجی که در آنها از تصاویر مغایر با شعائر اسلامی استفاده شده است در محل غرفه ممنوع می باشد.

بخش سوم ـ ضوابط و نحوه محاسبه هزینه ارزی یا ریالی غرفه ها

1-     

1-       نمایش کالا با برند یا نام ایرانی، توسط واحدهای تولیدی صنعتی دارای پروانه بهره­برداری و گواهی فعالیت صنعتی، کارت شناسایی کارگاه معتبر و یا واحد تولیدی صنفی دارای پروانه صنفی تولیدی که در داخل و یا مناطق آزاد تجاری و یا ویژه اقتصادی تولید وارائه می­گردند. مشمول پرداخت هزینه به صورت ریالی می­باشند.

2-       نمایش کالا با برند یا نام ایرانی که در داخل تولید و تحت لیسانس و یا محصول مشترک کشورهای خارجی معرفی می­گردد مشمول پرداخت هزینه 30% درصد ارزی و 70 درصد ریالی می باشد.

3-       نمایش کالا با برند خارجی که بر اساس سرمایه­گذاری مشترک شرکتهای ایرانی و خارجی در ایران تولید و دارای مجوز از وزارت امور اقتصادی و دارایی و مصوبه هیأت دولت می­باشد، مشمول پرداخت هزینه به صورت ریالی می­باشد.

4-       نمایش نمونه کالای خارجی به منظور مقایسه با کالای داخل، توسط واحدهای تولیدی دارای پروانه بهره­برداری از مراجع ذیربط، در صورتیکه تجمیع نمونه در حداقل فضا (به تناسب نوع و ابعاد نمونه) و عدم اقدام به بازاریابی، مشمول پرداخت هزینه به صورت ریالی می­باشد.

5-       نمایش ماشین­آلات خارجی صرفاً به عنوان ابزار کار در ارتباط با نمایش نوع فعالیت، توسط واحدهای تولید به شرط پوشاندن برند خارجی و عدم تبلیغ آن مشمول پرداخت هزینه به صورت ریالی می­باشد.

6-       معرفی خلاقیتهای فنی، نرم افزاری (اتوماسیون) در صورت عدم تبلیغ شرکتهای خارجی (به صورت پوستر، بروشور، کالا و ...) مشمول پرداخت هزینه به صورت ریالی می­باشد.

7-       مشارکت اتاقهای مشترک بازرگانی ایران و سایر کشورها، صرفاً بدون ارائه کالا، و همچنین دفتر نهادهای بین المللی از جمله یونسکو، یونیسف، فائو و غیره مشمول پرداخت هزینه به صورت ریالی می­باشد.

8-       مشارکت شرکتهای عرضه­کننده خدمات مشاوره­ای، پیمانکاری طرح و اجرا، طراحی سیستم و موارد مشابه صرفاً بدون ارائه کالا و یا هرگونه تبلیغ برند خارجی، مشمول پرداخت هزینه به صورت ریالی می­باشد. درغیر اینصورت مشمول پرداخت هزینه به صورت 30 درصد ارزی و 70 درصد ریالی خواهد­بود.

9-       مشارکت آژانسهای مسافرتی و گردشگری در صورت عدم تبلیغ نمایندگی خارجی، مشمول پرداخت هزینه به صورت ریالی می­باشد.

10-    مشارکت نشریات داخلی اعم از روزنامه، مجله، بولتن، ویژه­نامه، آگهی­نامه و امثالهم که با تبلیغ توامان شرکتهای داخلی و خارجی منتشر می­گردند، مشمول پرداخت هزینه به صورت ریالی می­باشد. بدیهی­است تبلیغ برند یا نمایندگی شرکتهای خارجی در غرفه تخصیص­یافته به نشریات (از طریق نصب بنر، پخش فیلم، توزیع سی­دی، کاتالوگ و بروشور مستقل خارجی و ... ) مشمول پرداخت هزینه به صورت 30 % ارزی و 70 % ریالی می باشد.

11-    معرفی خدمات پس از فروش کالاهای خارجی در جهت رفاه مصرف­کننده توسط نمایندگان مجاز داخلی (با ارائه پروانه صنفی و معرفی­نامه کتبی از شرکت مربوطه) و با رعایت عدم ارائه کالا و قطعات منفصله، مشمول پرداخت هزینه به صورت 30 درصد ارزی و 70 درصد ریالی می­باشد.

12-    محصولات خارجی وارد شده در کشور به صورت فله که پس از بسته بندی و با مخلوط با کالای ایرانی توسط مشارکت­کننده داخلی به نمایش گذاشته­می­شود، به میزان فضای اشغال­شده، مشمول پرداخت هزینه به صورت ریالی می­باشد.

14-    تخصیص فضا به نمایندگیهای بازاریابی و فروش نمایشگاههای خارجی در صورت ارائه تفاهم نامه با مجری داخلی، مشمول پرداخت هزینه بصورت 30 درصد ارزی و 70 درصد ریالی می­باشد، در غیر اینصورت مشمول پرداخت هزینه بصورت 100 درصد ارزی خواهد ­بود.

15-    نمایش کالایی که مستقیما در خارج از کشور تولید شده، مشمول هزینه بصورت ارزی می­باشد.

16-    تبلیغ واردات به هر نحو و عرضه بروشور، فیلم، عکس،کاتالوگ، بنر و موارد مشابه در رابطه با تبلیغ کالا و یا شرکت­های خارجی، مشمول پرداخت هزینه بصورت ارزی می­باشد.

17-    تبلیغ نمایندگی انحصاری و یا رسمی شرکتهای خارجی  مشمول پرداخت هزینه بصورت ارزی می باشد.

18-    شرکت­های تولیدی بازرگانی ایرانی که بمنظور تولید و نمایش کالای تولید داخل و نیز کالای خارجی در نمایشگاه مشارکت دارند می­بایستی کالا یا خدمات مربوط به بخش خارجی را در فضایی کاملا متمایز و در متراژ تفکیک شده (با ابعاد استاندارد) از بخش داخلی و با رعایت حداقل متراژ (9 متر) عرضه­ نمایند. در غیر اینصورت کل فضای غرفه بصورت ارزی محاسبه خواهد ­شد.

19-    پس از افتتاح نمایشگاه کمیته ارزی ­و­ریالی بهمراه مجری نسبت به بازدید از کلیه غرف اقدام و در صورت مشاهده هرگونه مغایرت، مراتب طی صورتجلسه تنظیمی که به امضای مجری رسیده­ است اعلام و مشارکت کننده موظف به پرداخت وجه مربوطه می­ باشد. بدیهی ­است نظارت بر عملکرد غرف در طول دوره برگزاری استمرار خواهد­داشت.

شماره حساب اعلام شده از سوی مجری در پکیج ثبت نام مشارکت کنندگان ،الزاماٌ می بایست به نام شخص حقوقی که همان صاحب مجوز است باشد.

بخش چهارم ـ امور فنی و ساخت و ساز غرفه ها
32- حداقل متراژ غرفه های پیش ساخته با تجهیزات 12 مترمربع می باشد.
33- غرفه های پیش ساخته، با تجهیزات متعارف در اختیار شرکت کنندگان قرار می گیرد. تجهیزات متعارف شامل پانل بندی اطراف، موکت کف، پیشانی نویسی، یک عدد پریز برق، روشنایی (3 عدد لامپ 100 وات)، 1 عدد میز و 2 عدد صندلی به ازاء هر مترمربع می باشد.
34- حداقل متراژ فضای غرفه خودساز 36 مترمربع می باشد.
35- حداقل متراژ فضای باز 30 مترمربع می باشد.
36- شرکت کنندگانی که فضای بدون غرفه سازی درخواست نموده و راساً اقدام به ساخت و تجهیز غرفه خود نمایند باید شرکت پیمانکار غرفه سازی خود را حداکثر 20 روز قبل از نمایشگاه کتباً به برگزار کننده معرفی نمایند. بدون معرفی کتبی غرفه ساز، امکان همکاری های بعدی از سوی برگزار کننده با وی مقدور نخواهد بود.
37- شرکت کنندگان محترم می باید تمامی ضوابط و دستورالعمل های فنی مربوط به ساخت و ساز غرفه را به پیمانکار خود گوشزد نمایند. بدیهی است با توجه به اینکه برگزار کننده هیچگونه ارتباط حقوقی با پیمانکاران غرفه ساز ندارد، لذا در صورت وارد شدن خسارت به تاسیسات و تجهیزات سالن از سوی پیمانکار غرفه سازی یا رعایت نکردن ضوابط و مقررات جاری توسط وی، شرکت کننده اصلی مسئول جبران خسارت وارده خواهد بود.
38- لطفاً پس از تحویل گرفتن مکان غرفه خود، جهت استفاده از انشعابات برق و آب و یا هرگونه ملزومات دیگر مراتب را حتماً با مدیر سالن هماهنگ نموده و از استفاده از تابلوی برق سالن، کابل ها، لوله های آب، شیر آتش نشانی و سایر امکانات سالن بدون هماهنگی با مدیر سالن خودداری فرمایید. بدیهی است در صورت ورود خسارت به تجهیزات فوق توسط شرکت کننده یا پیمانکار ساخت غرفه، جبران خسارت مربوطه برعهده شرکت کننده خواهد بود.
39- در صورتیکه ساخت و ساز غرفه توسط شرکت کننده یا پیمانکار وی انجام می پذیرد و چنانچه ارتفاع غرفه بالاتر از غرفه های مجاور باشد، ضروری است که قسمتهای پشت سازه ها به ویژه نئوپان، چوب و شبکه های آهنی، رنگ آمیزی و یا با دکور مناسب پوشانیده شود تا موجب بدمنظره شدن غرفه های مجاور نگردد. ضمناً بر روی قسمت های پشت کار که مشرف به حریم غرفه های مجاور می باشد نوشتن تبلیغات یا نام شرکت مجاز نخواهد بود.
40- شرکت کنندگانی که راساً مبادرت به ساخت غرفه می نمایند، باید دوسري کامل از نقشه ساخت و ساز غرفه را به همراه نقشه انشعاب برق حداکثر تا 30 روز قبل از افتتاح نمایشگاه به برگزار کننده تحویل نمایند. در صورت عدم تطبیق نقشه با ضوابط فنی نمایشگاه و امکانات و تاسیسات سالن ها، تغییراتی در نقشه اعمال خواهد شد که شرکت کننده موظف به رعایت آنها می باشد.
41- برای غرفه های موضوع بند فوق انشعابات برق فقط تا محل نزدیکترین پست برق سالن تامین می شود لذا ضروری است اینگونه شرکت کنندگان نسبت به تهیه کابل برق به متراژ لازم، تابلو برق، فیوز و دیگر ملزومات مورد نیاز خود اقدام نمایند.
42- به غرفه های بدون پیش ساخته تنها زمین غرفه تعلق خواهد گرفت و تامین تمامی وسایل ساخت و دکوراسیون و نیز تجهیزات داخل غرفه بر عهده شرکت کننده خواهد بود.
43- در صورت نیاز به برق 3 فاز و یا خط تلفن، مراتب باید حداقل 30 روز قبل از افتتاح کتباً به برگزار کننده اعلام گردد.
44- در صورت نمایش ماشین آلات و دستگاههای سنگین، حجیم و یا مرتفع و نیز ماشین آلات با مصرف برق بیش از 5 کیلو وات، مراتب باید 30 روز قبل از افتتاح به اطلاع و تایید برگزار کننده برسد.
45- در صورت احداث غرفه در 2 طبقه، هزینه کل متراژ طبقه دوم بر مبنای 50% هزینه معمول اجاره بهاء غرفه با تجهيز محاسبه و اخذ خواهد شد.
46- در صورتیکه ساخت غرفه در دو طبقه انجام می پذیرد، شرکت کننده مکلف است حداقل 20 روز قبل موضوع را بصورت مکتوب با ذکر ارتفاع و نوع کاربری طبقه دوم به برگزار کننده اعلام نموده و پس از تایید برگزار کننده طرح خود را اجرا نماید. در غیر اینصورت چنانچه به هنگام اجرای طرح و ساخت غرفه با مشکلی مواجه شود مسئولیتی متوجه برگزار کننده نخواهد بود.
47- ورود هرگونه تجهیزات غرفه سازی به داخل نمایشگاه مستلزم اخذ مجوز از واحد طراحی و غرفه آرایی شرکت سهامی نمایشگاههای بین المللی ایران می باشد. بدین منظور شرکت کنندگان محترم یا پیمانکار غرفه ساز مربوطه  می باید ضمن ارائه چک تضمین تخلیه به برگزار کننده، فرم ورود کالا را دریافت و پس از تکمیل به واحد فوق الذکر تحویل نمایند.
48- استفاده از مصالح ساختمانی و پانل گچی پیش ساخته جهت دکور غرفه ممنوع بوده و شرکت کنندگان تنها میتوانند از مصالح و سازه های سبک مثل چوب، نئوپان، آلومینیوم و از این قبیل استفاده نمایند.
49- با توجه به اینکه امکانات آبرسانی در همه نقاط سالن های نمایشگاهی وجود ندارد لذا در صورت نیاز به انشعابات آب جهت نمایش یک دستگاه خاص، مراتب باید حداقل 45 روز قبل از افتتاح به اطلاع برگزار کننده رسانیده شود.
50- در صورت ورود هرگونه خسارت به غرفه ها و یا وسایل و تجهیزات آنها شرکت کننده موظف به جبران خسارت و پرداخت هزینه مربوطه بر اساس اعلام برگزار کننده می باشد.

بخش پنجم ـ ضوابط انصراف از مشارکت و یا کاهش فضای رزرو شده
51- کاهش متراژ یا انصراف از مشارکت تا حداکثر 60 روز قبل از افتتاح نمایشگاه پس از کسر 20% مبلغ واریزی و استرداد  مابقی میسر خواهد بود.در غیر اینصورت هزینه ای عودت داده نمیشود. (درخواست میبایستی کتبی و با اخذ رسید از ستاد برگزاری باشد.)

52- کاهش متراژ  یا انصراف از مشارکت در فاصله کمتر از 45 روز پذیرفته نشده و هیچ  وجهی عودت نخواهد گردید لیکن ستاد برگزاری در صورت صلاحدید نسبت به واگذاری محل غرفه به سایر متقاضیان اقدام خواهد نمود.

.52.1- در فاصله زمانی کمتر از 45روز تا زمان افتتاح، به هیچوجه درخواست انصراف پذیرفته نخواهد بود و در صورت عدم استفاده از غرفه تخصیص یافته در نمایشگاه هیچگونه وجهی مسترد نشده و برگزار کننده مجاز میباشد غرفه مربوطه را در صورت عدم استفاده متقاضی اولیه به سایرین واگذار نماید. لذا از شرکت کنندگان محترم تقاضا دارد قبل از ثبت نام تمامی جوانب و شرایط کاری خود را به درستی سنجیده و پس از حصول اطمینان از امکانات و مقدورات خود نسبت به مشارکت در نمایشگاه اقدام نمایند تا از بروز مسائلی که بر روند اجرایی نمایشگاه بویژه در روزهای نزدیک به افتتاح آن، تاثیر منفی باقی می گذارد جلوگیری شود.

بخش ششم ـ واگذاری و چیدمان غرفه ها
53- تعیین محل غرفه ها و نحوه واگذاری آنها تماماً برعهده برگزار کننده بوده و متقاضی نمی تواند مکان خاصی را انتخاب نموده و یا از قبول مکان تخصیص یافته امتناع ورزد. حتی بعد از دریافت نقشه محل غرفه و رویت آن توسط شرکت کننده، این احتمال وجود دارد که برگزار کننده به هنگام تحویل غرفه، بنا به دلایل گوناگونی ناگزیر از جابجایی و تغییر مکان غرفه تخصیص یافته باشد.در اینصورت برگزار کننده تلاش خواهد نمود تا غرفه جدید واگذار شده حتی المقدور با همان ابعاد قبلی به متقاضی تحویل گردد.
54- مطابق روال معمول نمایشگاهها، برگزار کننده موظف است نقشه محل استقرار غرفه شرکت کنندگان را تا یکماه قبل از افتتاح نمایشگاه به ایشان ارائه نماید، لیکن در صورتیکه امکان تعیین مکان غرفه قبل از موعد ذکر شده وجود داشته باشد، برگزار کننده با رعایت بند 53 ، این همکاری را با متقاضی به عمل آورده و حتی در صورت امکان، متقاضی می تواند در انتخاب مکان غرفه خود اعمال نظر نماید.
55- برابر دستورالعمل صادره از سوی شرکت سهامی نمایشگاه های بین المللی ایران، سالن های تحت پوشش از 3 روز قبل از افتتاح در اختیار برگزار کننده قرار می گیرد. لذا شرکت کنندگان محترم بویژه کسانیکه راساً نسبت به ساخت غرفه اقدام می کنند موظفند تدارکات لازم و ساخت و سازهای اولیه غرفه خود را از قبل مهیا نمایند تا در فاصله کوتاه موجود امکان آماده سازی مناسب غرفه فراهم باشد.
56- غرفه های پیش ساخته که توسط برگزار کننده احداث میشود، یک روز قبل از نمایشگاه به غرفه داران تحویل داده خواهد شد.
57 - کلیه شرکت کنندگان مکلفند تا ساعت 8 شب قبل از افتتاح نسبت به آماده سازی غرفه و چیدن کالاها و تخلیه اقلام اضافی غرفه خود اقدام نمایند، در غیراینصورت و چنانچه اداره حراست نمایشگاه اقدام به بستن سالنها نماید هیچگونه مسئولیتی متوجه برگزار کننده نبوده و شرکت کننده متاخر موظف است به محض اعلان مسئولین حراست، باقیمانده وسایل غرفه سازی خود را از سالن تخلیه و سریعاً نسبت به نظافت غرفه خود و اطراف آن و خروج از سالن اقدام نماید.
58 - در صورت عدم اتمام به موقع عملیات غرفه سازی از سوی شرکت هایی که راسا اقدام به ساخت غرفه خود مینمایند و با توجه به اینکه این تاخیر موجب بروز مشکلات متعدد در امر برپایی نمایشگاه شده و چهره نمایشگاه را مخدوش می نماید، برگزار کننده می تواند در این خصوص نسبت به عملکرد شرکت کننده ادعای خسارت نماید.
59 - شرکت کنندگان مجاز به واگذاری غرفه خود به دیگران و یا شراکت با سایر واحدها نمی باشند.
60 - شرکت کنندگان اکیداً موظف به رعایت حریم غرفه خود می باشند. قرار دادن کالاها یا دستگاه ها خارج از حریم قانونی غرفه و تجاوز به فضای راهروها، حتی فضاهای خالی و غیرقابل استفاده، مشمول جریمه و در صورت عدم توجه منجر به تعطیلی غرفه خواهد شد.
61 - غرفه داران ملزم به حضور دائمی و فعال در محل غرفه در ساعات برپایی نمایشگاه و پاسخگویی به مراجعین میباشند.
62- برابر مقررات جاری، نظافت داخل سالن تنها در محدوده راهروها برعهده برگزار کننده بوده و نظافت داخل غرفه ها به عهده غرفه داران خواهد بود، ضمناً نظافت و پاکسازی محوطه نیز بر عهده برگزار کننده می باشد.
63- در صورت تقاضای وسایل یا تجهیزات اضافی جهت غرفه ها هزینه مربوطه بطور جداگانه اخذ خواهد شد.
64 - هرگونه ادعا در خصوص متراژ غرفه واگذار شده تنها در 3 روز اول نمایشگاه قابل طرح و بررسی بوده و پس از آن مردود می باشد.
65 - چنانچه بدلیل حجم یا ابعاد خاص کالا، ماشین آلات یا وسایل داخل غرفه، هرگونه افزایشی از سوی شرکت کننده در متراژ غرفه ایجاد شود جزو فضای غرفه و بعنوان بدهی محسوب شده و قبل از خاتمه نمایشگاه می باید نسبت به پرداخت هزینه اضافه متراژ اقدام گردد.

بخش هفتم ـ حفاظت و امنیت غرفه ها
66 - مسئولیت مراقبت و محافظت از غرفه و وسایل آن در ساعات آماده سازی غرفه ها، برپایی نمایشگاه و تخلیه غرف برعهده شرکت کننده می باشد. پس از خاتمه کار نمایشگاه در هر روز نسبت به تخلیه سالن ها و پلمب دربهای ورودی اقدام شده و مسئولیت حراست از غرفه ها برعهده انتظامات نمایشگاه خواهد بود؛ لذا کلیه مسئولین غرفه ها مکلفند هر روز قبل از باز شدن درب سالن ها در محل سالن حضور یابند. هرگونه عواقب ناشی از عدم حضور به موقع بر عهده صاحبان غرفه ها می باشد.
67 - استفاده یا نگهداری مواد آتش زا و کارتن های خالی در داخل سالن به ویژه پشت پانل ها ممنوع  می باشد.
68 - شرکت کنندگان بمنظور پیشگیری از بروز خسارات موظف به بیمه نمودن کالاهای خود نزد یکی از شرکت های بیمه و ارائه بیمه نامه مربوطه به برگزار کننده می باشند.
69 - بیمه آتش سوزی و حوادث برای کلیه شرکت کنندگان اجباری می باشد.
70 - مسئولیت مفقود شدن وسایل یا کالای داخل غرفه ها در ساعات دایر بودن نمایشگاه که حضور غرفه داران در محل غرفه الزامی است، متوجه غرفه داران می باشد.
71 - در صورت مفقود شدن وسایل یا کالای داخل غرفه و یا بروز حادثه ای در محل غرفه، مراتب سریعاً به اطلاع مدیر سالن و نگهبان سالن رسانیده شود تا با حضور نماینده حراست نسبت به تنظیم صورتجلسه اقدام گردد. پیگیری این امر برعهده شرکت کننده می باشد.
72 - در صورت نمایش اقلام ارزشمند و گرانقیمت که سبک و کم حجم بوده و امکان سرقت آنها وجود دارد، به   غرفه داران محترم توصیه می شود اینگونه اقلام را هر روز پس از پایان یافتن ساعت کار نمایشگاه با خود خارج نموده و روز بعد مجدداً به همراه بیاورند.
73- با توجه به اینکه اکثر کالاها و لوازم داخل غرفه ها قابل اشتعال می باشند غرفه داران محترم مکلفند جهت دکوراسیون غرفه خود از جوشکاری، برشکاری و هرگونه اقدامی در داخل سالن که احتمال بروز حریق را سبب شود خودداری نموده و وسایل دکوراسیون غرفه خود را بصورت آماده شده و صرفاً جهت مونتاژ به داخل سالن وارد نمایند.

بخش هشتم ـ تخلیه و تخریب غرفه ها پس از اختتام نمایشگاه
74- شرکت کنندگان تا آخرین لحظه برپایی نمایشگاه در پایان روز آخر مجاز به ترک یا تخلیه غرفه خود نمی باشند. تخلیه غرفه ها از صبح روز بعد از خاتمه نمایشگاه آغاز شده و می باید حداکثر ظرف 48 ساعت به پایان برسد.
75 - پس از خاتمه نمایشگاه و از زمانی که سالن ها جهت تخلیه و خروج کالاها و تجهیزات غرفه بازگشایی می شوند تمامی غرفه داران باید بمنظور جلوگیری از سرقت یا آسیب رسیدن به تجهیزات غرفه یا کالاها در محل غرفه خود حاضر باشند. حتی در صورتیکه شرکتی آمادگی خروج کالاهای خود را بلافاصله پس از باز شدن سالن ندارد، ضروری است فردی را بمنظور مراقبت از کالاهای خود در داخل غرفه بگمارد. لذا پس از بازگشایی سالنها در خاتمه نمایشگاه، مسئولیت حفاظت و نگهداری کالاها و تجهیزات در مقابل سرقت یا آسیب، مستقیماً بر عهده صاحبان کالا خواهد بود.
76 - در صورت عدم تخلیه به موقع غرفه، برگزار کننده نسبت به جمع آوری و انتقال وسایل به انبار اقدام نموده  و در اینصورت هزینه جابجایی و انبارداری از صاحب کالا اخذ خواهد شد. ضمن آنکه مسئولیت هرگونه خسارت احتمالی وارد بر عهده صاحب کالا می باشد.
77 - چنانچه هزینه های مشارکت شرکت کنندگان اعم از اجاره بهاء غرفه، ساخت و ساز، هزینه درج مشخصات در کتاب نمایشگاه، اجاره تجهیزات اضافه، هزینه برق اضافی، مابه التفاوت ارزی و . . . بطور کامل پرداخت نشده غرفه داران مجاز به تخلیه غرفه و خروج کالاهای خود نبوده و حق هرگونه پیگیری قانونی برای برگزار کننده محفوظ خواهد بود.
78 - شرکت کنندگانی که راساً نسبت به دکوراسیون غرفه خود اقدام می کنند باید پس از پایان نمایشگاه نسبت به تخریب وسایل دکوری و تخلیه بقایای آن اقدام نمایند.

بخش نهم ـ ضوابط صدور کارت شناسایی و کارت پارکینگ
79 - برای مسئولین هر غرفه از سوی برگزار کننده کارت شناسایی صادر خواهد شد، شرکت کنندگان موظفند در تمام مدت حضور در نمایشگاه کارت شناسایی مربوطه را به سینه الصاق نمایند، بدین منظور شرکت کنندگان محترم باید براساس اعلام برگزار کننده نسبت به تکمیل فرم کارت شناسایی و تحویل آن به برگزار کننده اقدام نمایند.
80 - ورود وسایل نقلیه در ایام برپایی نمایشگاه به داخل محوطه مطلقاً ممنوع بوده و شرکت کنندگان می توانند از پارکینگ های مجاور محل نمایشگاه استفاده نمایند.

بخش دهم ـ نحوه انجام تبلیغات محیطی در زمان برپایی نمایشگاه
81 - انجام هرگونه تبلیغات محیطی در ایام برپایی نمایشگاه منوط به کسب مجوز از روابط عمومی شرکت سهامی نمایشگاههای بین المللی ایران و پرداخت هزینه مربوطه می باشد، در صورت عدم رعایت این موضوع اقلام تبلیغاتی جمع آوری خواهد شد.
82 - شرکت کنندگان فقط می توانند اقلام تبلیغی خود را درون حریم غرفه خود نصب نمایند و استفاده از فضای راهرو یا غرفه های مجاور بدین منظور ممنوع می باشد.
83 - نصب یا آویختن هرگونه بنر، پارچه نویسی، پوستر یا اقلام مشابه آنها از سقف سالن ممنوع می باشد و در صورت عدم توجه مشمول جریمه شده و مبلغ جریمه توسط مسئولین مربوطه در شرکت سهامی نمایشگاههای بین المللی ایران تعیین و پس از ابلاغ به شرکت کننده، پرداخت آن الزامی خواهد بود.
84 - جهت اجرای تبلیغات ذکر شده در بند فوق، شرکت کنندگان می توانند، اقلام تبلیغی خود را از روی دیواره یا سقف غرفه و حداکثر تا ارتفاع 140 سانتی متر بالاتر از غرفه خود نصب نمایند. ( با رعايت محدوديت ارتفاع سالنها)
85- استفاده از وسایل صوتی ـ تصویری به منظور تبلیغ کالاها پس از اخذ مجوز از برگزار کننده و به شرط عدم ایجاد مزاحمت برای سایر غرفه داران مجاز خواهد بود.
86. در صورت تمایل به فیلمبرداری یا عکسبرداری از غرفه ها قبلاً باید با برگزار کننده هماهنگی های لازم بعمل آید.
87 - اقلام تبلیغی و چاپی برای کالاها و محصولات خارجی از جمله بروشور، کاتالوگ، عکس، پوستر، نوار ویدئویی و غیره که در نظر است در محل غرفه توزیع شده یا در معرض نمایش قرار گیرد باید منطبق با معیارهای اسلامی بوده و حداقل 20 روز قبل از افتتاح به ستاد نمایشگاه ارائه و به تایید برگزار کننده برسد.
88 - در صورت تمایل به تهیه و چاپ آگهی در کتاب ویژه نمایشگاه (جدا از مشخصات و نوع فعالیت شرکت که در فرم ثبت نام قید شده) هزینه جداگانه دریافت خواهد شد، بدین منظور برگزار کننده، مجری تهیه و چاپ کتاب نمایشگاه را به واحد متقاضی معرفی خواهد نمود.

بخش یازدهم ـ سایر موارد
89 - شرکت کنندگانی که جهت استفاده از اینترنت نیاز به پهنای باند مستقل داشته باشند می توانند درخواست خود را کتباً و با ذکر میزان پهنای باند مورد نیاز، به برگزار کننده اعلام نمایند تا فرم مربوطه در اختیار ایشان قرار گیرد. تامین این خدمات توسط شرکت سهامی نمایشگاه های بین المللی ایران صورت می پذیرد و تنها در صورت وجود امکانات لازم در سالن تحت پوشش، ارائه خواهد شد. در این صورت هزینه مترتب بر این امر توسط متقاضی به صورت مجزا به شرکت سهامی نمایشگاه های بین المللی ایران پرداخت می گردد.
90 - شرکت کنندگان موظف به رعایت نکاتی هستند که در مکاتبات بعمل آمده از سوی برگزار کننده مطرح میشود و مسئولیت عواقب ناشی از عدم توجه به مکاتبات و تماسهای بعمل آمده از سوی برگزار کننده بر عهده شرکت کننده می باشد.
91 - هرگونه توافقی میان شرکت کننده و برگزار کننده تنها در صورتی معتبر است که مکتوب و امضاء شده باشد.
92. ورود و تخلیه کالاها همراه با جرثقیل تا جلوی درب سالنها و یا در محوطه باز بلامانع می باشد ولی پس از اتمام ایام نمایشگاه، جابجایی و خروج کالاها از سالنها و محوطه باز (جهت حفظ ایمنی کالاهای سایر مشارکت کنندگان و محیط نمایشگاه) صرفاً توسط پیمانکار مستقر در محل نمایشگاه انجام خواهد شد.
93 - هرگونه ادعا یا شکایت از سوی شرکت کنندگان علیه برگزار کننده تنها تا یکماه پس از پایان نمایشگاه معتبر بوده و پس از آن پرونده مربوط به نمایشگاه مختومه می گردد. ضمناً هرگونه شکایتی قبل از ارائه به سایر مراجع ذیربط باید به برگزار کننده ارجاع شود و در صورت عدم حصول توافق، شرکت کننده می تواند به شرکت سهامی نمایشگاه های بین المللی ایران بعنوان حکم مراجعه نماید.
94 - در صورت بروز وقایع پیش بینی نشده (فورس ماژور) مانند جنگ، زلزله، سیل، طوفان، هرج و مرج، آتش سوزی، تغییر قوانین جاری و . . . که منجر به لغو یا تغییر زمان نمایشگاه شود هیچگونه مسئولیتی متوجه برگزار کننده نبوده و وجوه واریزی پس از کسر هزینه های انجام شده توسط برگزار کننده مسترد خواهد شد.
95 - چنانچه تحت شرایط اضطراری شرکت سهامی نمایشگاه های بین المللی ایران اقدام به تغییر زمان یا مکان برپایی نمایشگاه نماید مسئولیتی متوجه برگزار کننده نبوده و برگزاری نمایشگاه تابع شرایط جدید خواهد بود.
96  - در صورتیکه تعداد شرکت کنندگان به هر دلیل به حد نصاب لازم نرسد به گونه ای که مانع از تشکیل و برگزاری نمایشگاه گردد، برگزار کننده ناگزیر از لغو نمایشگاه خواهد بود و در این صورت فقط هزینه هایی که به برگزار کننده پرداخت شده مسترد خواهد گرديد.
97  - کلیه وجوه قانونی که شرکت کنندگان ملزم به پرداخت آنها هستند از سوی برگزار کننده به صورت رسمی اعلام می شود، لذا هرگونه وجهی که به صورت غیر متعارف از سوی افراد حاضر در محل برگزاری نمایشگاه تحت عنوان مدير سالن، کارگر، نگهبان، باربر، نظافتچی و یا هر نام دیگری در ازاء انجام کاری از شرکت کنندگان مطالبه شود ارتباطی با برگزار کننده نداشته و مورد تایید نمی باشد.
98 - در صورتیکه به دلیل تخلف از مقررات، برگزار کننده ناچار به تعطیل غرفه ای باشد، هیچ یک از وجوه پرداخت شده قابل استرداد نبوده و واحد متخلف نمی تواند ادعایی در این خصوص مطرح نماید.
99 - رعایت ضوابط و شئون اسلامی برای تمامی شرکت کنندگان و غرفه داران محترم الزامی می باشد.
100 - جانمایی غرفه توسط ستاد برگزاری صورت می پذیرد ملاک جانمایی با در نظر گرفتن شرایط فنی سالن، مختصات کالاهای نمایشی، متراژ درخواستی و اولویت واریز وجه می باشد. محل و ابعاد غرفه توسط ستاد تعیین شده و اعتراضی در این خصوص وارد نخواهد بود.

1-      رعایت کلیه الزامات HSEE در محدوده قرارداد بعهده اشخاص حقیقی و حقوقی طرف قرارداد با شرکت نمایشگاهها بوده و هر گونه پاسخگویی ناشی از بروز حوادث احتمالی در محاکم قضایی و مراجع ذیصلاح بعهده مجریان و پیمانکاران طرف قرارداد می باشد.

2-      رعایت کلیه قوانین و مقررات و الزامات بیمه ای و اخذ بیمه نامه های حوادث کارگاهی و انفرادی و همچنین بیمه های درمانی، بهداشتی و ... بعهده مجریان و پیمانکاران طرف قرارداد با شرکت نمایشگاهها می باشد.

3-      استفاده از نیروی کار مجاز و دارای واجد شرایط قانونی و اخذ تاییدیه صلاحیت از حراست شرکت نمایشگاهها الزامی می باشد.

4-      رعایت کلیه قوانین و مقررات حوزه روابط کارگری و کارفرمایی مندرج در قانون کار و تامین اجتماعی الزامی بود و هر گونه پاسخگویی به مراجع و هیاتهای حل اختلاف وزارت کار و سایر مراجع ذیربط بعهده مجریان و پیمانکاران طرف قرارداد با شرکت نمایشگاهها می باشد.

5-      اخذ گواهینامه های صلاحیت و پروانه فعالیت از مراجع ذیربط و ارائه آن به شرکت نمایشگاهها الزامی می باشد.

6-      پرداخت بموقع حقوق و مزایا و واریز کسور قانونی نیروهای تحت سرپرستی در وقت قانونی ( بدون وابستگی به دریافت مطالبات از شرکت نمایشگاهها) از تکالیف مهم مجریان و پیمانکاران طرف قرارداد با شرکت نمایشگاهها می باشد.

7-      هماهنگی با ناظرین قرارداد در رعایت چک لیست های ابلاغی ناظرین در راستای تعهدات مندرج در قراردادها الزامی می باشد.

8-      این ابلاغیه جزو لاینفک قراردادها بوده و لازم است در هنگام امضای قراردادهای فیمابین ممهور به مهر و امضای صاحبان مجاز شود.

این مقررات براساس ضوابط و مقررات جاری در نمایشگاه های بین المللی و مطابق کنوانسیون اتحادیه جهانی نمایشگاهها تدوین شده و در تمام نمایشگاه های معتبر دنیا اجرا می شود. عدم توجه به آنها برگزار کننده را در پیگیری قانونی علیه متخلفین مخیر می سازد.