1- ثبت نام در صورتی قطعی تلقی میشود که مراحل زیر طی شده باشد:
1-1- دریافت و تکمیل و تحویل فرمهای ثبت نام
2-1- ارائه سایر مستندات مورد نیاز از جمله مدارک ثبت و تأسیس و پروانه بهره برداری و ثبت نام تجاری و گواهی استاندارد اجباری و . . .
3-1- ارائه فیش واریزی و یا چک بانکی (پذیرش چکهای تاریخ دار و متفرقه به دلیل محدودیتهای جاری امکان پذیر نمی باشد) زمان ثبت نام قطعی، تاریخ پرداخت کل هزینه و تحویل آن به ستاد میباشد.
4-1- آخرین مهلت ثبت نام مطابق جدول زمان بندي بوده و در صورت تكميل ظرفيت قبل از تاريخ فوق ستاد از پذيرش درخواستهاي جديد معذور مي باشد.
5-1- مشاركت كننده در انتخاب خدمات نمايشگاهي مختار مي باشد.
2- همکاری و نظم در انجام مراحل و تسریع در ثبت نام در تخصیص مکان مورد تقاضا موثر خواهد بود.
3- ستاد برگزاری با توجه به امکانات موجود نسبت به پذیرش یا عدم پذیرش متقاضیان و تخصیص محل غرفه و افزایش یا کاهش متراژ تا 6 متر مربع مختار میباشد. 4- ستاد برگزاری تلاش مینماید غرف با متراژ  بیش از 50 متر با نظر متقاضی تعیین گردد، لیکن غرف کمتر از 50 متر رأسا ً توسط ستاد تعیین خواهد گردید.
5- کاهش متراژ یا انصراف از مشارکت تا حداکثر 30 روز قبل از افتتاح نمایشگاه پس از کسر 10% مبلغ واریزی و استرداد  مابقی میسر خواهد بود. (درخواست میبایستی کتبی و با اخذ رسید از ستاد برگزاری باشد.)
6- کاهش متراژ  یا انصراف از مشارکت در فاصله کمتر از 30 روز پذیرفته نشده و هیچ  وجهی عودت نخواهد گردید لیکن ستاد برگزاری در صورت صلاحدید نسبت به واگذاری محل غرفه به سایر متقاضیان اقدام خواهد نمود.
7- ثبت نام بعد از مهلت رسمي ذكر شده در صورتی که امکانات واگذاری وجود داشته باشد با صلاح دید ستاد برگزاری خواهد بود. و ثبت نام بر اساس غرفه با تجهيز محاسبه مي‌گردد. بدیهی است در صورت انصراف هیچگونه وجهی مسترد نخواهد شد.
8- کلیه کسورات اعم از بیمه و مالیات و امثالهم با توجه به نحوه محاسبه قیمت تمام شده توسط شرکت سهامی نمایشگاهها بعهده مشارکت کنندگان محترم بوده و ستاد برگزاری هیچ گونه تعهدی را نمی تواند بپذیرد.
9- در صورت بروز وقایع پیش بینی نشده (فورس ماژور) مانند سیل، زلزله، جنگ، آتش سوزی، طوفان، هرج و مرج، تغییر قوانین جاری و یا هرگونه حوادث پیش بینی نشده دیگر خارج از اختیار ستاد که منجر به لغو یا تغییر زمان و مکان نمایشگاه گردد هیچگونه مسئولیتی متوجه ستاد نخواهد بود و ستاد پس از کسرکلیه هزینه های پرداخت شده (براساس محاسبات برگزارکننده که حداقل شامل نصف هزینه های مشارکت میباشد) نسبت به پرداخت 50% باقی مانده با توجه به شرایط موجود در مقطع زمانی فوق اقدام می نماید.
10- مشارکت کنندگان محترم از آسیب زدن به ابنیه و تجهیزات محل برگزاری خودداری نمایند جوشکاری، سوراخکاری و امثالهم که به اسکلت ساختمان و کف و یا تجهیزات غرفه سازی (پیش ساخته) مستلزم پرداخت خسارت با نرخ اعلام شده از سوی نمایشگاه توسط مشاركت كننده و یا پیمانکاران خواهد بود.
11-در برخي از موارد ستاد ناگزير از جابجايي و تغيير مكان غرفه تخصيص يافته پس از دريافت نقشه و رويت آن مي باشد. در اين صورت ستاد تلاش خواهد نمود تا غرفه جديد حتي المقدور با همان ابعاد قبلي به متقاضي تحويل گردد.
12- متراژ نهایی غرفه پس از تکمیل و ساخت غرفه مشخص گرديده و تا روز پايان نمايشگاه قابل محاسبه است. مشارکت کننده می بایستی نسبت به تسویه حساب قطعی قبل از اختتام نمایشگاه اقدام نماید.
13- درصورت عدم پرداخت 100% هزینه های مرتبط با غرفه ازجمله تغيير شرائط از غرفه ريالي به ارزي (موضوع دستور العمل پيوست)، مشارکت کننده مجاز به تخلیه هیچگونه وسیله ای از غرفه را نبوده و ستاد حق پیگیری قانونی براساس عرف نمایشگاهی از جمله تخلیه و نگهداری لوازم و اخذ هزینه های جابجایی و انبارداری در مقابل خسارات احتمالي وارده مسئوليتي نخواهد داشت و مشاركت كننده بدينوسيله تأييد مي نمايد .ستاد برگزاري مجاز است از تحويل كالاها و اموال آن دسته از شركت كنندگاني كه نسبت به تسويه بدهي خود در موعد مقرر اقدام نكند تا استيفاي حقوق خود خودداري نمايد و از اين بابت مشاركت كننده اعتراضي نخواهد داشت.
14- برق مصرفی استاندارد به ازاء هر12 متر مربع 3 لامپ معادل100 وات و جزء تعهدات برگزارکننده می باشد و هزینه استفاده از برق اضافی، آب، تلفن و سایر موارد به طور جداگانه محاسبه و از شرکت کنندگان اخذ خواهد شد.
15- ارائه فرم تعهد رعايت دستورالعمل محاسبه ارزی - ریالی هنگام ثبت نام به ستاد برگزاری الزامی است.
16- ارائه فرم تعهد رعایت موازین شرعی اخلاقی و موارد امنیتی، حفاظتی هنگام ثبت نام به ستاد برگزاری الزامی است.
17- تعویض غرفه ها و یا واگذاری غرفه به غیر اکیداً ممنوع است.
18- درخواست اضافه متراژ غرفه فقط با موافقت و تأیید ستاد امکان پذیر خواهد بود.
19- چيدمان كالاها و اقلام تبليغاتي در راهروها و ساير مسيرهاي تردد و اضطراري و حريم پشت غرفه  ممنوع بوده و در صورت بي توجهي هزينه 2 برابر فضاي اشغال شده محاسبه و دريافت خواهد شد. ستاد ميتواند نسبت به جمع آوري و انتقال لوازم در اين گونه مسيرها به خارج از نمايشگاه اقدام و هزينه هاي آن را از مشاركت كننده اخذ نمايد.
20- پرداخت وجه بدون ارسال مدارک به ستاد برگزاری و یا بعد از آخرین مهلت ثبت نام تعهدی جهت تخصیص غرفه برای برگزارکننده ایجاد  نمی نماید  و کل وجه در صورت عدم امکان تخصیص غرفه به متقاضی مسترد خواهد گردید.
21- درصورت پرداخت از طریق حواله نقدی درج نام دقیق شرکت ((شرکت کننده)) روی فیش ارسالی الزامی است.
22- با توجه به اینکه جهت ثبت نام شرکتهای بازرگانی و یا شرکتهای نمایندگی شرکتهای خارجی فرم جداگانه ای درنظر گرفته شده، لذا خواهشمند است در صورتیکه زمینه فعالیت شرکت: بازرگانی/ نمایندگی شرکتهای خارجی/ واردات، فروش و ارائه کالاها  و خدمات خارجی به هر شکل میباشد، نسبت به دریافت فرم ثبت نام وشرایط بخش ارزی از ستاد برگزاری اقدام نمایید.
23- ارائه بیمه نامه محصولات و کالاهای نمایشی در هنگام تحويل غرفه و قبل از ورود كالا الزامی است.
24- ارائه يك نمونه بروشور، کاتولوگ و اقلام چاپی معرف کالاها و خدماتی که توسط شرکت کننده در نمایشگاه ارائه خواهد شد زمان ثبت نام به ستاد برگزاری الزامی است.
25- هزينه ممهور نمودن كارتهاي دعوت جهت ورود رايگان به نمايشگاه مي بايست رأساً توسط مشاركت كنندگان به امور مالي شركت نمايشگاهها يا ستاد برگزاري پرداخت گردد.